Rekruttering i små virksomheder: Sådan finder du den rigtige medarbejder

Ordrebogen er fuld, ejeren svarer på mails om aftenen, og den ene medarbejder har ikke holdt fri siden sommerferien. Sådan ser virkeligheden ud i mange små virksomheder, lige før beslutningen om at ansætte bliver truffet. Problemet er, at netop den situation presser én til at ansætte hurtigt, og i en virksomhed med tre eller fem ansatte kan én forkert ansættelse mærkes i hele hverdagen. Det kan betale sig at bruge et par uger mere på processen.

Start med opgaverne, ikke med titlen

Den mest almindelige fejl i små virksomheder er at slå en stilling op, før man har gjort sig klart, hvad personen konkret skal lave. “Vi mangler en til administration” kan dække over alt fra bogføring til kundeservice og lagerstyring.

Skriv derfor en liste over de opgaver, der i dag ligger hos ejeren eller hos de nuværende medarbejdere, og som den nye skal overtage. Sortér dem bagefter i tre bunker:

• Kerneopgaver: det, personen skal bruge det meste af sin tid på.
• Lejlighedsvise opgaver: det, der kommer i perioder eller ved sygdom og ferie.
• Ønsker: det, der ville være rart, men som ikke er afgørende.

Ud fra den liste kan du skrive en stillingsbeskrivelse, der er ærlig om hverdagen. I en lille virksomhed skal man ofte hjælpe til med lidt af hvert, og det skal stå i opslaget. Kandidater, der søger en fast afgrænset rolle, sorterer sig selv fra, og det sparer begge parter for skuffelser.

Krav eller ønsker

Vær skarp på, hvilke kvalifikationer der er nødvendige fra første dag, og hvilke personen kan lære hen ad vejen. Et opslag med ti krav skræmmer også de kandidater væk, der kunne have løst opgaven fint. Har du stillinger, hvor oplæring kan erstatte uddannelse, kan du med fordel overveje at ansætte ufaglærte og bruge tiden på en grundig introduktion i stedet.

Hvor kandidaterne leder

En lille virksomhed har sjældent et kendt arbejdsgivernavn at trække på, så opslaget skal stå der, hvor jobsøgerne faktisk kigger. De fleste leder efter job på nettet og bruger en kombination af søgninger, anbefalinger fra bekendte og opslag på sociale medier.

Mange jobsøgere starter i en jobdatabase, fordi de kan se mange opslag ét sted. På en samlet database som https://jobportal.dk finder jobsøgerne opslagene ved at vælge sted, fagområde, titel eller virksomhedsnavn. For en arbejdsgiver betyder det, at opslaget skal være tydeligt på netop de punkter: Skriv byen, hvor arbejdet foregår, brug en stillingsbetegnelse, folk rent faktisk søger på, og gør virksomhedens navn synligt.

Derudover er der kanaler, som små virksomheder ofte undervurderer:

• Dit eget netværk: Fortæl kunder, leverandører og samarbejdspartnere, at du søger. Anbefalinger giver ofte kandidater, der allerede kender branchen.
• Medarbejderne: De nuværende ansatte kender arbejdet bedst og kan dele opslaget i deres netværk.
• Uddannelsesinstitutioner: Til elevpladser, praktik og studiejob er skoler og studievejledere et oplagt sted at henvende sig.
• Jobcentret: Kommunens jobcenter kan hjælpe med at finde kandidater og har kendskab til ordninger, der kan være relevante.

Sidst i november er der i øvrigt en praktisk fordel ved at komme i gang: Mange jobsøgere bruger roligere perioder omkring årsskiftet på at kigge sig om, og en ansættelse, der falder på plads i december, kan have tiltrædelse i januar.

Samtalen: få det at vide, du har brug for

Når ansøgningerne kommer, så lav en kort liste over de kandidater, der passer bedst på kerneopgaverne. Det er sjældent nødvendigt at indkalde mange. Tre til fem gode samtaler giver som regel et bedre grundlag end ti hurtige.

Forbered de samme hovedspørgsmål til alle, så du kan sammenligne svarene bagefter. Spørg til konkrete situationer frem for holdninger. “Fortæl om en gang, hvor du havde flere opgaver med samme deadline” giver et bedre billede end “Er du god til at prioritere?”.

Vær også ærlig om virksomheden. En lille arbejdsplads har fordele som korte beslutningsveje og stor indflydelse, men også ulemper som færre kolleger at sparre med og mindre faste rammer. Kandidaten skal kunne træffe et oplyst valg.

Opgave eller prøvedag

I mange stillinger giver det mening at lade kandidaterne løse en lille, realistisk opgave. Det kan være at skrive et svar til en kunde, gennemgå et regneark eller vise en arbejdsgang. Hold opgaven kort, og brug den til at se, hvordan kandidaten griber noget an, ikke til at få gratis arbejde udført.

Referencer og vurdering af kandidaterne

Referencer er særligt værdifulde, når man ikke har en HR-afdeling til at teste kandidaterne. Spørg altid kandidaten om lov, før du kontakter en reference, og forbered konkrete spørgsmål, fx hvordan personen arbejdede selvstændigt, og hvordan samarbejdet med kollegerne var.

Til selve vurderingen hjælper det at bruge et enkelt skema. Skriv kerneopgaverne og de vigtigste personlige egenskaber ned, og giv hver kandidat en vurdering på hvert punkt umiddelbart efter samtalen. Det modvirker, at den sidste samtale eller den mest sympatiske kandidat fylder for meget. Inddrag gerne en medarbejder i samtalerne, så der er to vurderinger at sammenligne.

Husk også, at ligebehandlingsreglerne gælder i hele processen. Spørgsmål om fx graviditet, familieplaner, alder eller religion hører ikke hjemme i en ansættelsessamtale.

Ansættelsesbeviset skal være på plads

Når valget er truffet, skal ansættelsen dokumenteres skriftligt. Reglerne står i lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår, der afløste den tidligere ansættelsesbevislov. Loven gælder for lønmodtagere, hvis arbejdstid i gennemsnit er mere end 3 timer om ugen over en periode på fire uger i træk.

De væsentligste oplysninger skal gives senest 7 kalenderdage efter, at ansættelsen er begyndt, og de øvrige senest en måned efter. Den nemmeste løsning er at have det samlede ansættelsesbevis klar senest den første arbejdsdag. Ansættelsesbeviset skal blandt andet indeholde:

• arbejdssted, stilling og tiltrædelsesdato
• løn og arbejdstid
• opsigelsesvarsler og ferie
• eventuel prøvetid
• om der gælder en overenskomst
• hvilke sociale sikringsordninger arbejdsgiveren står for, fx ATP og arbejdsskadeforsikring

Ændres vilkårene senere, skal medarbejderen have skriftlig besked senest samtidig med, at ændringen træder i kraft. Mangler ansættelsesbeviset, eller er det mangelfuldt, kan medarbejderen have krav på en godtgørelse. Er du medlem af en arbejdsgiverorganisation, har den som regel skabeloner og rådgivning til netop den del.

De første uger afgør meget

Rekrutteringen slutter ikke med underskriften. En lille virksomhed kan sjældent tilbyde et stort introduktionsprogram, men det behøver heller ikke være kompliceret. Sørg for, at arbejdspladsen og adgangene er klar den første dag, udpeg én person, den nye kan spørge, og sæt en kort samtale i kalenderen efter de første par uger. Her kan I begge sige højt, hvad der fungerer, og hvad der skal justeres, mens det stadig er let at rette op.