Information og data er for mange af nutidens virksomheder noget af det vigtigste, de råder over. Derfor er det også enormt vigtigt, at du har ordentligt styr på din data, så du ikke mister den vigtigste information i et hav af pdf’er, docx’er og jpg’er. I denne artikel bliver du lidt klogere på, hvordan du kan holde bedre styr på det hele.
Navngivning af filer
Der kan hurtigt komme til at ligge mange filer og mapper på en arbejdscomputer. For at bevare overblikket over det hele, er det vigtigt, at indholdet fremgår fra navngivningen af dine filer. Du skal altså sørge for at være konkret.
For at gøre det nemmere at dele forskellige filer med andre i virksomheden kan det også være en god idé, at I holder jer til at navngive efter samme principper, for eksempel med datoer og tags.
Benyt tags, hvor I kan
Hvis I har mulighed for at benytte tags, når det kommer til at organisere jeres ting, så kan det også gøre organiseringen meget nemmere for jer. Det er for eksempel ofte en mulighed med mails.
Står du pludselig og skal finde frem til noget bestemt indhold, så behøver du ikke at gå en masse ting igennem for at finde det. Med tags bliver det muligt at finde de filer, mapper eller mails, som har det relevante indhold, du ellers kunne lede længe efter.
Dokumentstyring med SharePoint konsulenter
Et godt overblik er noget af det, der kan gøre den største forskel, når det kommer til dokumentstyring. Det er bare ikke altid nok at gemme ting i de rigtige mapper og bruge de rigtige filnavne. Især i virksomheder med meget data kan det være en stor fordel af benytte SharePoint konsulenter.
Der er selvfølgelig flere fordele ved SharePoint konsulenter, men den største er nok, at dokumentstyring bliver betydeligt nemmere med en god it konsulent.
